Archivage d'une période d'activité

Micro Gestion conserve naturellement toute l’activité. L’archivage n’est pas obligatoire, mais il est vivement conseillé, à titre de sécurité de conservation des données d’une période correspondant à l’exercice comptable. Le format de cette archive sera en format CSV facilement lisible, sans outils spécifiques, lors d’un contrôle. (V55.6.0)

Suite à la clôture d’exercice préalablement effectuée :

Accéder au menu d’une des pièces commerciales concernées, sélectionner le sous-menu « Imprimer » puis répondre « Autre… », sélectionner la période souhaitée à l’aide du clic gauche + déplacer ou en utilisant la barre d'espace sur chaque mois désiré,

Presser simultanément sur les touches + pour lancer la procédure, répondre « Oui » à la demande de confirmation d’archivage

La procédure d’archivage utilise automatiquement les pièces commerciales :

· Caisses

· Bons de livraisons
· Factures
· Avoirs

Si un mois d’une de ces pièces commerciales n’est pas clôturé, la procédure sera automatiquement interrompue et ce type de message apparaîtra :

Dans le cas contraire, le visuel de l’édition de l’archive apparaîtra pour une simple consultation, quitter ce visuel en cliquant sur la croix rouge, en haut à gauche, ou par le menu Fichier-Quitter

Une confirmation d’archivage du fichier est demandée :

Un message de succès de création de l’archive, avec le nom complet, termine la procédure.

Les archives sont stockés dans un dossier en dessous du dossier de travail Micro Gestion, ce dossier se nomme « Archives_[NomDuDossierMicroGestion] » et contient les fichiers :

D’archives horodatés nommés : Archive_[MoisDébut_AA]- [MoisFin_AA].zip
De signatures cryptées, du même nom, en extension « .SHA »

Ces deux fichiers « .ZIP » et « .SHA » de période doivent être impérativement conservés ensemble, le fichier « .SHA » est le fichier crypté de signature par empreinte cryptographique SHA256 de l’archive « .ZIP ». Le fichier « .ZIP » est un fichier compressé classique contenant l’ensemble des données archivées de la période, en format « CSV », mais son authenticité est à contrôler impérativement avant son utilisation.

Pour s'assurer de la conformité de l'archive voir : contrôle de l'authenticité d'une archive