Bulletin officiel des impôts n°12 du 24 janvier 2006 : Contrôle des comptabilités informatisées.
Périmètre de contrôle :
Le périmètre de contrôle, ne concerne pas uniquement la comptabilité, il est élargi à tout ce qui concourt directement ou indirectement aux écritures comptables. Par ce fait, la gestion commerciale est concernée, car elle établit entre autres les factures qui génèrent les écritures de vente en comptabilité.
« Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements. »
« Le périmètre de contrôle défini par l'article L. 13 du livre des procédures fiscales, couvre les trois principales composantes d’un système informatisé :
- les données élémentaires ;
- les traitements ;
- la documentation. »
Les données élémentaires :
« ... à la nécessité légale de justifier les résultats produits par un système informatisé avec les données élémentaires ayant servi à leur élaboration, prises en compte dès leur origine, et non par des données agrégées résultant de traitements automatisés. »
« Ainsi, l’administration peut demander indistinctement, mais non limitativement, l’ensemble des éléments gérés par les systèmes informatisés »
Données élémentaires : dans Micro Gestion ces données correspondent aux détails ligne à ligne (quantité, prix, remise, escompte, TVA...)
Lors d’un contrôle fiscal, le contrôleur peut donc demander de consulter les données Micro Gestion. Dans ce cas, le contrôleur doit pouvoir consulter les saisies initiales qui ont générées des écritures comptables, exemple : les factures. Micro Gestion conserve bien toutes les données de façon simple, accessible et non retraitées.
Les traitements :
« La reconstitution du chemin de révision implique qu’il soit possible de comprendre le fonctionnement et les conséquences des traitements mis en œuvre. Selon les nécessités du contrôle, il peut s’avérer nécessaire d’accéder aux versions archivées des programmes, afin de réaliser les tests nécessaires à la validation ou à la compréhension des résultats produits ou de la documentation présentée. »
Micro Gestion garde une entière compatibilité entre les versions.
La documentation :
« ... obligation pour les entreprises d’établir, de conserver et de présenter une documentation relative à l’ensemble des systèmes d’information ... »
« Dès lors qu’un logiciel standard nécessite un paramétrage pour l’adapter aux nécessités spécifiques de l’entreprise, une documentation complémentaire doit être produite. »
Micro Gestion est fourni documenté :
- Une documentation utilisateur sur la prise en main de Micro Gestion à un format PDF (documentation papier remise lors de l’acquisition de la licence) accessible avec la combinaison de touches Ctrl + D ou F10 puis bouton « Manuel » (fichier DOC_MG.PDF)
Dans le cas de paramétrages complexes, nous vous invitons à établir une documentation complémentaire afin que le cheminement de fonctionnement soit clair lors d’un contrôle.
Obligations fiscales de conservation et de présentation :
Tout document de nature « comptable » doit être conservé pendant 6 ans. Si ces documents ont été établis par un système informatique, ces données sur support informatique doivent être au moins conservées pendant 3 ans et le délai de 3 à 6 ans sur le support de son choix. Micro Gestion permet de conserver les données en illimité dans le temps.
« ... lors qu’ils sont établis ou reçus sur support informatique, ...ces documents doivent être conservés sur support informatique pendant une durée d’au moins 3 ans, délai prévu à l’article L. 169 du livre des procédures fiscales. »
« A l’issue de ce délai de 3 ans, et jusqu’à l’expiration du délai général de 6 ans, les documents sont conservés sur tout support au choix du contribuable. »
« Si une entreprise présente seulement sous forme papier des données originellement informatisées, elle ne remplit pas correctement son obligation de conservation et s’expose, le cas échéant, à un rejet de comptabilité. »
« En revanche, la conservation sur support informatique autorise l'entreprise à ne pas constituer d'archivage supplémentaire sur support papier. »
Archivage :
Afin de répondre aux obligations décrites ci-dessus, il est nécessaire d’effectuer des archivages pour être sûr de pouvoir présenter ces données lors d’un contrôle, quel que soit les circonstances : disque dur endommagé, vol de matériel, virus...
Nous vous conseillons donc de mettre en place sur support externe des archivages de données en fonction des clôtures comptables. A chaque bilan, une fois que tout est renseigné dans la comptabilité et que tout est en adéquation dans Micro Gestion effectuez une copie du répertoire Micro Gestion sur un support externe et conservez-le dans un endroit sûr.
« Conformément à l’article 420-6 du plan comptable général, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. »
« La procédure d’archivage du progiciel ou logiciel comptable pourra permettre de réaliser une simulation ultérieure des traitements en conservant les données, programmes et environnement nécessaires. »
« L’archivage doit permettre la reconstitution de la facture avec l'intégralité des éléments existant lors de sa création. Il en sera de même pour les autres pièces justificatives, telles que commandes, bons de livraison, qui obéissent aux mêmes règles d’archivage. »
Documents sous forme de fichiers :
Lorsque le contrôle s’effectue hors de l’entreprise, il faut remettre les documents sous forme de fichiers exploitables : .TXT, .CSV, .PDF et ces fichiers doivent être documentés.
« La remise des fichiers est obligatoirement accompagnée d’une description des enregistrements relative aux informations »
Toutes les données Micro Gestion peuvent à tout moment être exportées, le format de l’export dépend du modèle utilisé.
En cas de demande du contrôleur, pour les pièces commerciales :
- renommer le fichier joint EXPORT.TX6 en EXP_PIE.TX6
- exporter les pièces souhaitées sur la période voulue
- le fichier résultat est au format texte à séparateur point-virgule
- fournir au contrôleur ce fichier résultat + le fichier TITRE_EXPORT.TXT (ci-joint) qui contient les titres des colonnes du précédant fichier
Conclusions :
Micro Gestion en standard est conforme aux normes en vigueur.
Attention aux sauvegardes, les pertes de données issues de la gestion ne seront plus tolérées même partielles et quel qu’en soit la raison.