Loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 - Article 88

En application de l'article 88 de la loi anti-fraude à la TVA, les détenteurs de système d'encaissement devront, à compter du 1er janvier 2018, utiliser des systèmes de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. La conformité de ces systèmes à ces exigences devra être attestée par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur. Micro Gestion répond à cette obligation par son certificat LNE-33017 (consultable ici).

Produit certifié LNE

Le choix de certification LNE pour la société Micro Pointe

Pour garantir une conformité sans failles, et au vue de la complexité du bulletin officiel des finances publiques (BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803), la société Micro Pointe a préféré intégrer un groupe de travail au sein du LNE, pour y élaborer un référentiel de certification des systèmes de caisse. L’intérêt de cette démarche était d’avoir des précisions techniques quant à la mise en application de la loi, pour les différents systèmes existants, logiciels de gestion, caisses, balances… et surtout de bénéficier à chaque étape d’une approbation par l’administration fiscale.

La certification SYSTEME DE CAISSE LNE-33017 obtenue par la société Micro Pointe, est bien plus qu’un simple papier, elle nous engage à une qualité de fonctionnement sur l’ensemble de nos services, développement, maintenance, mise à jour, communication… de plus, elle garantit la conformité de nos logiciels Micro Gestion dans le temps, par la mise en place d’audit de contrôle régulier.

Qui est le LNE (Laboratoire National d’Essai) ?

Le LNE est un établissement crée en 1901 et rattaché au Ministère de l’Industrie depuis 1978 (http://www.lne.fr/fr/certification/certification-systemes-caisse.asp) Le LNE a tous les accords et légitimité auprès de la DGFIP pour créer et délivrer une certification en lien avec la loi de finances 2016.

Les points forts de Micro Gestion relatifs à la mise en conformité

La liberté d’utilisation, très appréciée, de Micro Gestion a été totalement conservée, les fonctions d’annulations et de corrections sont toujours autorisées, seul le marquage de ces opérations devient indélébile aux regards de l’administration.

Exigences de de l’article 88 de la loi n° 2015-1785

Votre entreprise est-elle concernée ?

Sont concernés, tous les systèmes utilisés par les entreprises assujettis à la TVA qui permettent l’enregistrement des opérations d’encaissements avec des clients non assujettis à la TVA (particuliers), sont aussi concernés, les systèmes mixtes qui permettent l’encaissement, à la fois des clients professionnels et particuliers.

Pour plus de précisions, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a publié une FAQ sur les logiciels à l’adresse suivante : https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/controle_fiscal/actualites_reponses/logiciels_de_caisse.pdf

L’utilisation de suites bureautiques pour emmètre vos pièces justificatives d’encaissements ?

Une article du BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803, pourrai bien rendre suspicieux l’utilisation de suites bureautiques pour emmètre vos pièces justificatives d’encaissements, puisque ces utilitaires ne permettent pas de respecter les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données requises par la loi, et qu’il serait donc préférable « de présenter sa comptabilité tenue sur papier »

Extrait du BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803

Si l'assujetti ne présente aucun certificat ni attestation individuelle au motif qu'il ne détient pas de logiciel de comptabilité ou de gestion, ni de système de caisse (cas de l'assujetti qui dispose d'une caisse autonome sans fonction « enregistrement » – BOI-CF-COM-10-80 au XIII-A-1 § 180), il lui appartient de prouver par tous moyens qu'il n'enregistre pas les règlements de ses clients au moyen d'un tel logiciel ou système, par exemple en présentant un extrait de sa comptabilité tenue sur papier.

Les logiciels développés en interne ?

Pour les logiciels « maison », l’auto certification est illégale, il faudra les faire obligatoirement certifier par un organisme accrédité (LNE ou NF525).

Extrait du BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803

Lorsque le logiciel ou système est développé par l'assujetti lui-même pour ses besoins propres, ce dernier ne pourra justifier que son logiciel ou système satisfait à l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286 du CGI que par la production d'un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions précisées au I-C-1 § 320 à 350.

L’attestation individuelle de l’éditeur

Les utilisateurs de systèmes d’encaissements auto-certifiés par l’éditeur, devront vérifier personnellement la probité du certificat qui leur a été remis, dans le cas de fonctionnalités réglementaires manquantes, ils pourraient être considérés comme co-responsables par négligence et donc verbalisables. Pour être à l’abri de mauvaises surprises, voici quelques points de contrôles de fonctions obligatoires qui doivent être présentes dans votre système :

  • Lors de la saisie initiale des pièces commerciales, chaque modification ou annulation de ligne devra être enregistrée, sécurisée par une signature numérique*et visible pour l’administration fiscale, jusque dans les fichiers d’archives.
  • Les abandons de saisie de pièces commerciales doivent être systématiquement enregistrés en détail, sécurisés par une signature numérique*et visible pour l’administration fiscale, jusque dans les fichiers d’archives.
  • La conservation de l’ensemble des opérations réalisées sur les pièces commerciales, enregistrements initiaux, modifications et annulations en cas d’erreur, devra être sécurisée par signature numérique* et visible pour l’administration fiscale, jusque dans les fichiers d’archives.
  • Présence de la fonction de clôture irréversible avec interdiction de modification ultérieure des périodes clôturées (la clôture de période, par l’utilisateur, est devenue obligatoire)
  • Présence de la fonction d’archivage de période, l’archive doit être sécurisée par cryptage ou par signature numérique*
  • ...

*Les signatures numériques acceptées : SHA-2, SHA-3, Whirlpool, Blake
*Les signatures numériques non acceptables : CRC16, CRC32, SHA-1, MD5

Note importante : Le certificat que votre éditeur vous remet doit être accompagné de la documentation détaillée d’utilisation et d’accès à toutes les nouvelles dispositions obligatoires, cette documentation vous sera demandée en cas de contrôle par l’administration.